pemberian kode warna pada map dokumen rekam medis

H. Kode Warna

       Selain sistem petunjuk penyimpanan berupa tanda nomor atau angka akhir penyimpanan dokumen rekam medis. Penggunaan kode warna juga bisa digunakan untuk mempercepat pencarian dokumen rekam medis dan mengurani kesalahan (misfiled) didalam penyimpanan dokumen rekam medis.

Cara mengetahui terjadinya misfield di Rak :

1.      Lihat warna pada folder di rak dokumen rekam medis untuk mengetahui perbedaan kode warna, misalnya 2 digite angka terakhir 56 berarti warnanya coklat kemerahan. Jika didalam susunan satu rak dengan petunjuk angka 56 warnanya tidak sama, maka kita bisa mengambil dokumen rekam medis tersebut untuk dikembalikan ke rak yang sesuai warnanya, berdasarkan pada digite angka terakhir.

2.      Cari transposisi di dalam masing-masing set angka dua digit misalnya 01-02-56         

bisa terarsip di 01-02-65 atau di 01-20-56

Tabel penggunaa kode warna menurut Huffman (1994)

Nomor Primer 1 Digit	Warna	Contoh
0	Purple = Ungu
1	Yellow = Kuning
2	Dark Green = Hijau Tua
3	Orange = Oranye
4	Light Blue = Biru Muda
5	Brwon = Coklat
6	Cerise = Kemerahan
7	Light Green = Hijau Muda
8	Red = Merah
9	Dark Blue = Biru Tua

Perubahan dari penomoran serial ke unit

Perubahan dari sistem penomoran dan pengarsipan serial atau serial-unit ke sistem unit dapat dilakukan dengan mudah melalui langkah-langkah berikut:

1. pilihlah sebuah tanggal untuk melakukan perubahan, sebaiknya hari pertama tahun kalender atau tahun fiskal.
2. Mulai penerbitan nomor unit pada hari itu (nomor seri tak-terpakai yang terakhir bisa digunakan untuk memulai sistem unit, atau kalau diinginkan, seri yang baru).
3. Beri nomor unit yang baru kepada pasien yang datang kembali (readmisi) dengan mengarsipkan catatan sebelumnya pada nomor yang baru. Letakkan folder catatan sebelumnya yang telah kosong di tempat aslinya pada lemari arsip. Buat referensi silang pada folder tersebut untuk menunjukkkan nomor unit yang baru.
4. Biarkan semua catatan pasien yang tidak readmisi di dalam lemari arsip dengan nomor aslinya. Setelah jangka waktu tertentu, semua catatan medis yang masih ada di area arsip asli bisa dengan mudah dikeluarkan dari area arsip aktipdan dibawa ke penyimpanan tidak aktif.