Perubahan dari penomoran serial ke unit

Perubahan dari sistem penomoran dan pengarsipan serial atau serial-unit ke sistem unit dapat dilakukan dengan mudah melalui langkah-langkah berikut:

1. pilihlah sebuah tanggal untuk melakukan perubahan, sebaiknya hari pertama tahun kalender atau tahun fiskal.
2. Mulai penerbitan nomor unit pada hari itu (nomor seri tak-terpakai yang terakhir bisa digunakan untuk memulai sistem unit, atau kalau diinginkan, seri yang baru).
3. Beri nomor unit yang baru kepada pasien yang datang kembali (readmisi) dengan mengarsipkan catatan sebelumnya pada nomor yang baru. Letakkan folder catatan sebelumnya yang telah kosong di tempat aslinya pada lemari arsip. Buat referensi silang pada folder tersebut untuk menunjukkkan nomor unit yang baru.
4. Biarkan semua catatan pasien yang tidak readmisi di dalam lemari arsip dengan nomor aslinya. Setelah jangka waktu tertentu, semua catatan medis yang masih ada di area arsip asli bisa dengan mudah dikeluarkan dari area arsip aktipdan dibawa ke penyimpanan tidak aktif.